Gleich zu Beginn ein voller Erfolg: Über 50 Kommunikations-Fachleute informierten sich am 23. Januar 2008 in den Seminarräumen der Ulmer Donauhalle auf der „1. Messetagung Ulm“ zum Thema Messeplanung. Insgesamt fünf Referenten gaben den Besuchern auf der ausgebuchten Veranstaltung zahlreiche Tipps zur Optimierung des eigenen Messeauftritts. Die Messetagung wurde vom Neu-Ulmer Messe-Infotainer Michael Kolb und dem Marketingclub Ulm/Neu-Ulm initiiert – die erste Veranstaltung ihrer Art in der Region. Das Thema Kommunikation stand klar im Fokus der 1. Messetagung, die Messe-Experten einmal im Jahr als Plattform zur Weiterbildung und zum fachlichen Austausch dienen soll. Ob Infotainment, Duftmarketing oder PR: Stets ging es in den Vorträgen um die Frage, wie Messebesucher adäquat angesprochen werden können, und wie Unternehmen es schaffen können, mit attraktiven Messekonzepten aus der „grauen Masse“ der Mitbewerber herauszutreten. Zwischen und nach den Vorträgen hatten die Teilnehmer die Gelegenheit zum fachlichen Austausch in lockerer Atmosphäre bei Musik und Büffet.

Mehr Kontakte durch Infotainment: Mit einem ungewöhnlichen Filmbeitrag eröffnete Initiator Michael Kolb die Veranstaltung in der Donauhalle: Der Ausschnitt zeigte Jugendliche bei einem Ballspiel, wobei die Besucher aufgefordert wurden, sich auf bestimmte Spielabläufe zu konzentrieren. In der nachträglichen Video-Analyse stellten Michael Kolb und das verwunderte Publikum fest, dass die meisten Zuschauer eine als Gorilla verkleidete Person vollständig übersehen hatten. „Selektive Wahrnehmung“, lautete die einfache wie plausible Erklärung des Moderators Kolb – ein Effekt, der auf Messen genauso auftritt wie bei der Messeplanung. „Die beste Lösung wird oft übersehen“, betonte Kolb und formulierte das Ziel der Messetagung, den Messeverantwortlichen Wege aufzuzeigen, die es ihnen ermöglichen, die besten Lösungen wahrzunehmen. In seinem anschließenden Vortrag über sein Infotainment-Konzept, der Verbindung von Information und Entertainment, appellierte Michael Kolb an die Teilnehmer, bei der Messekonzeption alle Sinne der Besucher anzusprechen. Er gab zu bedenken, dass viele Konzepte zu kurz griffen, „denn Messestände sind oft nur visuell und auditiv ausgerichtet“. Am Beispiel seines eigenen Auftritts veranschaulichte Kolb, wie so etwas auf einfache Weise funktionieren kann. In der Rolle eines englischen Teeexperten schenkte er den Messebesuchern Tee aus, mit dem Ergebnis, dass die meisten Gäste noch bis zu 10 Minuten nach dem Auftritt ihr Getränk am Stand genossen. „Genug Zeit für das Vertriebs-Team, mit den Besuchern ins Gespräch zu kommen“, so sein Resümee. „Aufmerksamkeit, Information und die Brücke zum Vertrieb bauen“ – das ist laut Kolb der klassische Dreischritt für einen erfolgreichen Auftritt.

Duftmarketing: Der gezielte Einsatz von Düften auf Messen
Elke Kies von Magic Box referierte auf der Messetagung über das Thema Duftmarketing, also den professionellen und gezielten Einsatz von Düften auf Messeständen. Sie erläuterte dem Publikum, dass ein Duft der stärkste Reiz zur Emotionalisierung sei und dementsprechend zur Schaffung einer angenehmen Atmosphäre und der Differenzierung vom Wettbewerb eingesetzt werden könne. Kies betonte in ihrem Vortrag, dass nicht jede Art von Duftstoff geeignet ist und stellte die Vorteile von natürlichen Düften, zum Beispiel ätherischen Ölen, heraus. Die Duftexpertin zitierte auch einige zentrale Ergebnisse einer wissenschaftlichen Studie zum Thema Duftmarketing, die auf einer Umfrage unter Messebesuchern basiert. Der Untersuchung zufolge stimmten rund 90 Prozent der Messebesucher einer leichten Beduftung der Räumlichkeiten auf einer Messe zu. Eine positive Resonanz, die sich auch darin zeige, dass die Verweildauer auf ensprechenden Messeständen sowie die Beratungs- und Kaufbereitschaft bei Besuchern steige.

Mut zum Messegespräch: Aktiv auf den Messebesucher zugehen
In ihrem unterhaltsamen Vortrag „Mut zum Messegespräch“ zeigte Messetrainerin Barbara Harbecke signifikante Fehler von Mitarbeitern auf Messen auf, gab aber auch viele wertvolle Hinweise und Lösungsansätze für eine fundierte und gute Messe-Kommunikation. Sie erklärte mit dem Wort „Standbesatzung“ häufige von ihr beobachtete Verhaltensweisen, wie das „Bewachen“ des Standes und der Exponate. Um solche Verhaltensweisen zu vermeiden und das Messeteam aktiv zu motivieren, „ist die gezielte Vorbereitung der Mitarbeiter auf die Messe eine wichtige Aufgabe“, so Harbecke. Aktivität, Aufgeschlossenheit und Offenheit der Mitarbeiter sind dabei laut Barbara Harbecke Voraussetzungen für eine gelungene Messepräsentation. In diesem Zusammenhang sei es auch von großer Bedeutung, das sich die einzelnen Messeteam-Mitglieder untereinander kennen lernen, sich mit der Infrastruktur vertraut machen und sich über die Ziele des Messeauftritts klar werden.

Infotainment als Instrument der Messe-Kommunikation
Gudrun Jürß, Geschäftsführerin der Ulmer TQU Akademie, präsentierte anhand des TQU-Messestandes auf der CONTROL 2007, dass ein Messestand auch als Erlebnis gestaltet werden kann und somit Neugierde beim Besucher weckt. Zusammen mit Michael Kolb hatte die TQU das Motto „Wir zaubern Lösungen“ umgesetzt. Staunende Messebesucher hatten auf der CONTROL 2007 die Zaubershow des Infotainers Kolb verfolgt, der mit seinem Auftritt für einen ständigen Dialog auf dem Messestand gesorgt hatte. Jürß erläuterte, dass es für die TQU eine Herausforderung sei, sich auf Messen zu präsentieren, da für die Arbeit im Bereich Unternehmensberatung, Aus- und Weiterbildung und Quallitätsmanagement keine klassischen Produkt-Exponate zur Verfügung stünden. So greift die TQU auf Utensilien und unter anderem Infotainment-Auftritte zurück, die „Bekanntes mit Unbekanntem verbinden“ und die Inhalte und Messe-Botschaften der TQU eher auf symbolische Art transportieren.